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Facturation électronique obligatoire
Cleyvenpar P&M Technologies
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Logiciel de location de matériel

Cleyven, le logiciel qui fait tourner votre parc.

Planifiez vos locations, suivez chaque retour et facturez la bonne durée. Votre parc, vos devis et vos factures restent reliés.

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Solution compatible — Facturation électronique
  • Matériel de chantier
  • Matériel événementiel
  • Location courte durée
  • Location longue durée

Ce qui fragilise la rentabilité des loueurs.

MIEUX VOIR POUR MIEUX LOUER

Le 7, il en manquerait une.
Le 13, cinq attendent.

Un même article peut manquer un jour et rester au dépôt la semaine suivante. Le planning rapproche les locations, les devis et les arrivages pour vous montrer où se trouvent les créneaux libres.

Planning prévisionnel · 1er octobreRetour de BS-7101 prévu le 7
  1. Une seule nacelle disponible le 7. BatiPro et Acme en ont chacun une. Le devis de deux nacelles ferait passer le disponible à −1.
  2. Les devis restent visibles. DV-7201 apparaît en violet pâle. Vous mesurez son effet sur le parc avant de confirmer les dates au client.
  3. Les arrivages ouvrent des possibilités. Deux nacelles arrivent le 9 octobre, trois le 21. Le planning les compte à leur date d’entrée.
DU 13 AU 20 OCTOBRE

Quarante journées à proposer.

Du 13 au 20 octobre, cinq nacelles sont libres. Vous voyez les dates à proposer au client, avec le parc disponible sous les yeux.

Écrans de Cleyven reproduits avec les données de démonstration. Le planning montre les dates prévues, avant le retour réel.

DU DEVIS À LA COMPTABILITÉ

Chaque étape protège la suivante.

Choisissez une étape pour voir comment Cleyven la traite. Le devis demande deux nacelles ; le bon BS-7101 en porte une. Ces exemples montrent les disponibilités, puis deux cas de retour.

Le devis dit combien il en reste.

2 demandées / 1 disponibleau plus bas de la période

BatiPro demande deux nacelles du 3 au 10 octobre. « Dispo. mini » en annonce une, et la quantité passe en rouge. Si le devis est signé tel quel, le bon de sortie bloque le départ : « 2 demandé(s), 1 disponible(s) ».

  1. La quantité en rouge. Deux nacelles demandées, plus que le parc n’en garantit sur toute la période.
  2. Dispo. mini. Une nacelle disponible pour cette demande, au plus bas de la période. Le devis courant n’est pas déduit de sa propre disponibilité.
  3. Compter les devis. Ajoute au calcul les devis en attente. Désactivé par défaut : un devis n’engage personne.
Ce que vous y gagnezVous proposez une nacelle, ou d’autres dates, pendant l’appel.

Le prix suit la durée réelle.

+142,50 € HTpar rapport aux sept jours prévus

La nacelle de BS-7101 rentre le 10 octobre au lieu du 7. Cleyven recompte dix jours et applique le palier « 8 à 30 jours ». Le bon de retour recalcule la ligne, puis la facture reprend sa durée et son prix.

BS-7101 · BatiPro SARL · 1 nacelle à 95,00 € la journéePrévu au bon de sortiedu 01/10 au 07/10 · 7 jours · × 1,00665,00 € HTRentrée le 10/10du 01/10 au 10/10 · 10 jours · × 0,85 = 80,75 € / jour807,50 € HT
  1. La grille. Des paliers de durée et leur coefficient, portés par le bon de sortie. Une grille peut viser certaines familles d’articles.
  2. Le palier. Dix jours tombent dans « 8 à 30 jours » : la journée passe de 95,00 € à 80,75 €.
  3. Le montant. 807,50 € HT au lieu des 665,00 € prévus : les dix jours passent au palier « 8 à 30 jours », à 80,75 € la journée.
Ce que vous y gagnezLe retour enregistré alimente la facture : toute la durée réelle est retarifée au palier qu’elle atteint.

Un manquant appelle une décision.

14 700,00 €au tarif de casse de cet article

Autre cas : la nacelle ne revient pas. Cleyven demande ce que devient la quantité manquante et propose les tarifs de l’article. Vous choisissez son traitement ; la location reste due et le parc tient compte du matériel perdu.

  1. Ce qui rentre. La quantité vraiment rendue, en une ou plusieurs fois.
  2. La question. Elle reviendra plus tard, ou elle est perdue : facturée au tarif de casse, au tarif de vente, ou pas du tout.
  3. La règle. La location reste due dans tous les cas, et le parc ne compte plus la nacelle perdue.
Ce que vous y gagnezVous décidez de facturer le manquant ou non. Le parc tient compte du matériel perdu.

La comptabilité reprend la facture.

Du devis à la comptabilitéles informations suivent la location

Les articles suivent le devis, la commande, la sortie, le retour et la facture. Vous renseignez les retours réels. En fin de mois, l’export transforme les factures en écritures comptables équilibrées.

  1. Formats comptables. EBP, Sage, Quadratus, Ciel ou Wavesoft : votre comptable garde son logiciel.
  2. Prévisualisation. Vous voyez les écritures avant de les valider et de télécharger le fichier.
  3. Pas de doublon. Un document déjà transféré en comptabilité ne repart pas, sauf si vous le demandez.
Ce que vous y gagnezVous transmettez les écritures au comptable sans ressaisir les lignes des factures.

COURTE ET LONGUE DURÉE

La longue durée se facture à l’échéance.

En courte durée, Cleyven facture ce qui s’est passé. En longue durée, ce qui a été convenu : avec le module Abonnements, un groupe électrogène loué à l’année ne se refacture plus à la main chaque mois.

  • La fréquence se fixe au devis.Mensuelle, trimestrielle, annuelle ou tous les n mois, avec la durée d’engagement et le total par échéance.
  • Le matériel reste au planning.Un abonnement avec sa durée d’engagement dessine sa barre au planning, de la première échéance au terme.
  • Une facture par échéance.Émise à sa date, envoyée seule si vous le souhaitez. Un contrat se suspend, reprend, ou s’arrête de lui-même au terme.
  • Le loyer ne bouge pas.La grille dégressive ne touche pas un abonnement : trois ans après la signature, le loyer est encore celui du devis.

SUR LE PARC

La réponse tient dans la poche.

Un client appelle pendant que vous êtes au dépôt. La fiche de l’article s’ouvre au téléphone : ses tarifs, son parc, et quatre semaines de disponibilité, jour par jour.

  • Combien en reste-t-il ce jour-là ?Touchez un jour de la bande : la fiche répond, en clair, « 2 libres ».
  • Qui l’a, et jusqu’à quand ?Les locations en cours et à venir, avec leur client et leurs dates.
  • Le bureau garde la main.Au téléphone, on consulte. L’article se modifie sur un ordinateur.
FAQ

Le module Location, en questions

Une autre question ? Appelez-nous, on répond directement.

Nous appeler
Quels tarifs de location peut-on appliquer ?

Chaque article a un prix à la journée, au mois et au forfait. Des coefficients de durée rendent la location dégressive par tranche de jours, pour une famille d’articles ou choisis sur le bon de sortie, et s’appliquent au retour sur la durée réelle. Les tarifs négociés ajoutent une remise location propre au client.

Un devis bloque-t-il le matériel ?

C’est vous qui choisissez. Le planning donne le disponible avec et sans les devis, et sur la ligne d’un devis, « Compter les devis » ajoute ceux qui attendent au calcul. L’alerte prévient sans empêcher de promettre ; c’est à la sortie du matériel que le logiciel refuse ce qui manque.

Et si le matériel ne revient pas ?

Sur le bon de retour, chaque manquant reçoit un sort : il reviendra plus tard, il est perdu et facturé au tarif de casse ou au tarif de vente, ou il est perdu sans rien facturer. Le tarif de casse vient de l’article, sinon du coefficient de casse de votre société. Perdu, l’article sort du parc.

Peut-on facturer avant le retour ?

Oui, depuis le comptoir de la Location saisonnière : la facture reprend la durée convenue, et au retour, si les dates ont bougé, un bandeau propose d’établir le complément ou l’avoir. Sans le comptoir, la location se facture à son retour, sur la durée réelle.

La caution entre-t-elle dans le chiffre d’affaires ?

Non. Encaissée au comptoir de la Location saisonnière, elle figure sur le contrat et reste hors du chiffre d’affaires, des factures et de l’export comptable. Pour plusieurs articles, c’est la caution la plus haute qui s’applique, pas leur somme.

J’ai plusieurs dépôts : Cleyven suit-il chacun ?

Avec le module Multi-dépôt, chaque dépôt a son stock : un bon de sortie ou de retour mouvemente celui de son document, et les transferts entre dépôts se tracent. Le planning des locations, lui, compte le parc entier, tous dépôts confondus.

Faut-il changer de logiciel de comptabilité ?

Non. L’export comptable produit des écritures équilibrées aux formats EBP, Sage, Quadratus, Ciel et Wavesoft. Vous choisissez la période, vous vérifiez les écritures, puis vous téléchargez le fichier.

Et la location au comptoir ?

Le module Location saisonnière ajoute un onglet Comptoir au planning : les départs, les retours et le matériel dehors du jour, et un panier qui réserve, encaisse et sort le matériel. Voir la location saisonnière.

VOTRE PARC, VOS CHIFFRES

Voyons ce que Cleyven change pour votre parc.

Parlons de vos articles, de vos durées de location et de vos retours. Nous vous montrons le parcours qui correspond à votre activité.

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